Gestion du temps en entreprise : vous approprier votre temps, ça ne dépend que de vous !

7 février 2018

« Je suis débordé(e), je vais devoir travailler ce week-end… »

…Et si vous étiez l’unique responsable de votre (manque de) temps?

Le manque de temps est le mal du siècle.

Et vous n’y pouvez rien : la mauvaise gestion du temps, c’est la faute de l’entreprise, n’est-ce pas ?

À moins que …

… À moins que nous ne soyons les seuls responsables de notre temps (et par conséquent de notre manque de temps) ?

pas le temps pour la roue

Les personnes débordées se plaignent de l’être mais n’y voient pas d’issue.

Un peu comme les néandertaliens de ce dessin.

Trop occupés à pousser des caisses plates pour essayer la roue.

1. Le temps n’est pas une fatalité: c’est à vous d’apprendre à le gérer

En finir avec le sentiment d’être débordé(e) : il y a urgent, et il y a important

Toutes nos tâches ne se valent pas.

Certaines sont urgentes, elles doivent être réalisées très prochainement.

Certaines sont importantes, elles ont une utilité indéniable et devront être réalisées.

Mais toutes les tâches ne sont pas importantes, ou urgentes. Parfois, elles ne sont ni l’un ni l’autre.

En sachant évaluer vos tâches selon ces deux critères, vous pouvez d’ores et déjà prioriser votre travail… et le réduire.

Il existe des modèles de gestion du temps clé-en-main. Utilisez par exemple la matrice d’Einsenhower pour vous aider à prioriser vos différentes tâches et pour savoir comment les traiter :

  • Non important, non urgent : tâche à éliminer ou à repousser
  • Non important, urgent : tâche à déléguer
  • Important, non urgent : tâche à planifier
  • Important, urgent : tâche à faire

Mais, comme pour tout, les modèles sont rarement adaptables tels quels à toute situation.

Au delà de l’édifiante distinction de l’urgent et l’important – qui permet déjà de rationaliser la succession de tâches qu’on entreprend – c’est une façon de raisonner, libérée de nos croyances, qu’il faut mettre en place.

Le temps peut ne pas être subi (si, si)…

À condition de prendre un peu de recul.

Gérer son temps est un état d’esprit: comprendre son problème de temps pour savoir comment le gérer

C’est une idée simple : si vous comprenez d’où vient votre manque de temps, il sera plus simple d’y trouver une solution.

Prenons l’exemple de l’un de nos coachs, qui a accepté de se prêter à l’exercice (en nous livrant au passage des détails assez personnels de sa vie…) :

« En ce qui me concerne, c’est suite à un rendez-vous chez une nutritionniste que j’en ai pris conscience.

Elle m’avait demandé de noter pendant quinze jours tout ce que je mangeais, pendant et en dehors des repas, avant de venir la voir.

Lors du rendez-vous, elle reclassa tout et me montra en quelques secondes où se situaient les angles d’attaque, sans me condamner à un régime sévère. À condition d’arrêter de grignoter, je n’avais pas à modifier mes habitudes alimentaires.

Lorsque j’objectai que le grignotage contribuait à ma bonne forme au quotidien, elle me répondit : « Pas de problème, on va équilibrer autrement. Vos grignotages sont essentiellement constitués de sucres. Vous allez donc diminuer le sucre dans vos repas. »

Ce qui fut fait et marche toujours, une bonne dizaine d’années après. »

Une fois les quelques règles de base posées et expérimentées, il est plus simple de nous améliorer et d’être à même d’absorber des pics, des charges de travail importantes.

2. Pourquoi mieux gérer son temps? (un indice: ce n’est pas pour accepter plus de travail)

De l’importance de gérer le flux entrant de tâches

gestion du temps réveil

Gérer son temps, c’est à la fois :

  • S’organiser pour pouvoir écouler harmonieusement les tâches qui nous sont dévolues
  • Et savoir réguler le flux entrant de nouvelles tâches

On se préoccupe beaucoup de sa propre organisation pour pouvoir absorber de plus en plus.

Mais quel est l’intérêt de mieux s’organiser si cela conduit simplement à recevoir toujours plus de travail ? (jusqu’à être débordés de nouveau)

Il est important de faire comprendre que le niveau maximum de tâches est atteint.

Connaître sa charge de travail pour savoir dire « non »

Dire « non » à une nouvelle tâche, c’est plus facile quand on maîtrise sa charge de travail.

En général, on se dit « débordé », ce qui veut dire que la situation est hors de contrôle.

Ce mot génère un réflexe :

« Si la situation est déjà hors de contrôle, un peu plus ou un peu moins, ça ne peut pas changer grand chose. »

En revanche, lorsque l’on se montre en contrôle de son temps, par un exposé précis de la charge à réaliser, la charge ou la surcharge devient le problème de celle ou celui qui vous sollicite.

Explications.

Situation n°1 :

  • Jean : Tu peux me finir ce dossier, je n’ai pas le temps.
  • Henri : Je suis débordé aussi, je ne peux pas non plus.
  • Jean : Oui, mais je rencontre le client cet après-midi, il faut absolument que tu m’aides.

Jean prend l’avantage, parce qu’il a apporté un argument concret à Henri qui est resté dans l’abstrait.

Situation n°2 :

  • Jean : Tu peux me finir ce dossier, je n’ai pas le temps.
  • Henri : Je veux bien t’aider, mais je dois déjà terminer tes deux autres dossiers et celui de Catherine. Lequel de tes dossiers veux-tu que je suspende ?

Henri est cette fois en bonne position. Même si Jean précise qu’il rencontre le client dans la journée, c’est bien à lui d’arbitrer les choix.

savoir dire non

Conclusion :

  • Dire « non, je suis débordé(e) » ne sert à rien.
  • En revanche, montrer la maîtrise de votre temps, exposer des faits et retourner la question vous permet de dire « non » sans que l’on sente chez vous la moindre intention de nuire… tout en étant bien plus efficace.

3. À vous de jouer : retrouvez les 7 erreurs de gestion du temps en entreprise

L’étude de cas :

Béatrice est sur le point d’être promue.

Elle a toujours travaillé avec acharnement. Depuis trois mois, les bruits d’avancement circulent et elle a redoublé d’efforts.

Sylvaine lui demande de venir dans son bureau. Elle a besoin de son aide sur le dossier d’un nouveau client : il lui faut un brief complet pour une rencontre dans deux jours.

Béatrice, habituée aux demandes de Sylvaine, se doute que le rendez-vous doit être fixé plus tard et qu’il y aura de nouvelles demandes entre temps. En plus, Béatrice a déjà beaucoup de travail et vient de s’enquiller deux week-ends complets pour se mettre à jour.

Elle a envie de souffler.

Elle n’a pas envie de dire oui, pourtant, elle le sent lui sortir des lèvres. Sylvaine sera sans doute décisionnaire sur la promotion. Béatrice fait une tentative :

« Ecoute, je ne peux pas prendre plus en charge en ce moment. Je vais être obligée d’annuler ma soirée au théâtre. »

Sylvaine la regarde avec son sourire mielleux et contrit.

« Je sais Béatrice que c’est dur, mais tu viens de faire preuve de responsabilité. Un petit sacrifice aujourd’hui pour une promotion demain. Bel investissement, non ? Tu as vraiment les qualités requises pour ce nouveau poste. »

Getion du temps - Jeu des 7 erreurs

Béatrice quitte le bureau avec un nouveau dossier sur les épaules.

Elle se dit qu’au moins Sylvaine lui a ouvert la porte sur cet avancement.

Quand elle sera promue, elle rattrapera ce temps perdu.

Elle appelle ses amis pour leur demander de revendre sa place de théâtre et se dit que si elle rend le dossier dès demain, elle sera bien vue.

À vous de jouer : quelles sont les 7 erreurs commises par Béatrice dans la tentative d’appropriation de son temps ?

Réponses :

Erreur 1) « Vient de s’enquiller deux week-ends complets pour se mettre à jour » :

Aux Etats Unis, elle se ferait dire que, si elle ne peut pas profiter de ses week-ends, c’est que…

  • Soit elle a un problème d’organisation
  • Soit sa charge de travail doit être revue

On peut faire charrette un week-end, à titre exceptionnel, pas deux.

Erreur 2) « Sylvaine sera sans doute décisionnaire sur la promotion » :

Les décisions telles qu’une promotion ne se décident pas sur une tâche ou un refus.

Erreur 3) « Obligée d’annuler ma soirée au théâtre » :

Tant qu’on le peut, éviter de mélanger vie professionnelle et personnelle. Pour un n+1, la vie personnelle peut être considérée comme mineure. Aussi, ce ne sera pas considéré comme un argument sérieux.

Erreur 4) « Elle se dit qu’au moins Sylvaine lui a ouvert la porte sur cet avancement » :

Béatrice entre dans l’acceptation d’une manipulation et, accessoirement, croit qu’une action décidera de l’avancement (voir plus haut).

Erreurs 5) et 6) « Quand elle sera promue, elle rattrapera ce temps perdu » :

Double erreur !

  • Croire que ne pas dire non facilitera son avancement
  • Croire qu’elle travaillera moins si elle est promue

Erreur 7) « Elle sera bien vue en rendant le dossier plus tôt » :

Au mieux, Sylvaine pensera que Béatrice n’est pas énormément chargée en travail.

Au pire, elle lui demandera de l’approfondir.

Les conseils des coachs :

Pour nos coachs, Béatrice aurait dû :

  • Bien connaitre sa charge de travail
  • Renvoyer la balle sur un plan exclusivement professionnel

Voici, par exemple, ce qu’elle aurait pu répondre :

« Bien sûr Sylvaine, je vais t’aider sur ce dossier, mais il y a un petit problème. J’ai déjà deux dossiers pour toi qui m’ont l’air super urgents et le boss m’a demandé un avis sur un dossier qu’il suit lui-même. Alors, comme je suis vraiment over-bookée, comme tu peux le voir, lequel veux-tu que je repousse ? »

Le problème n’est plus celui de Béatrice, mais celui de Sylvaine, parce qu’elle lui oppose des arguments réels et réalistes.

Il est fort probable que Sylvaine lui dise que, finalement, ce dossier n’est pas si pressé ou qu’elle va se débrouiller autrement. Ça n’aura pas d’influence sur la promotion à venir, puisqu’elle ne passe pas pour une tire au flanc, bien au contraire.

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