Le guide pour organiser des réunions plus efficaces (bonus: un cas pratique à la fin)

4 janvier 2019

Au secours… encore une réunion!

Au mot réunion, toute l’équipe s’enflamme: « Il y en a trop! », « ça ne sert à rien! », « je n’ai pas le temps! ».

Et pourtant : la réunion reste le moins mauvais moyen que l’on ait trouvé pour décider à plusieurs.

« Le moins mauvais », car oui : il y a beaucoup à redire aux réunions traditionnelles.

Une jeune consultante me disait ce week-end : « J’ai un client, ils sont en réunion tout le temps. Ils pestent, ils ne décident rien, mais ils semblent heureux de papoter devant un café. »

Mais difficile de croire que nous nous infligions autant de réunions simplement pour partager un moment de convivialité.

Les aspects négatifs de la réunion sont nombreux :

Elles sont chronophages
Elles ne sont pas souvent suivies d’actions
Pour certains, elles sont surtout un moyen de se mettre en valeur (réunion-spectacle)
Elles sont trop nombreuses et trop fréquentes

La réunion interrompt la journée de travail. Si elle demande des heures d’attention pour n’être suivie d’aucune action… alors elle sera perçue comme une perte de temps pour vos employés qui, par ailleurs, ont beaucoup à faire de leur côté.

Pourtant, il existe des méthodes pour organiser des réunions utiles et efficaces.

Voici quelques conseils issus de notre guide :

Les 5 clés d’une réunion efficace

Au secours, encore une réunion !

Vous savez où vous mettez les pieds et pourquoi : l’objectif
Vous ne passez pas une partie du temps à brancher des machines qui ne marchent pas : l’organisation
Vous savez que vous n’avez pas à dire n’importe quoi, n’importe comment : le cadre
Vous vous sentez éclairé(e) au moment d’opérer des choix : moment de décision
Vous n’avez pas l’impression d’avoir perdu votre temps : la gestion du suivi

Sauf avis contraire, c’est l’organisateur de la réunion qui est garant des ces cinq points dont il assure la préparation et la facilitation.

Il y a plusieurs types de réunions, avec des objectifs bien distincts

Nous en avons isolé cinq, dont vous pouvez vous inspirer pour fixer plus facilement vos objectifs :

Des réunions de réflexion
Des réunions de prise de décision
Des réunions de régulation
Des réunions d’information
Des réunions de négociation

Les 3 phases de la réunion : Préparation, Tenue, Suivi

Une réunion…

Ça se prépare
Ça se tient
Et les décisions qui y sont prises sont suivies d’effet

L’enjeu est important pour le groupe. Cela permet d’avancer plus rapidement, de s’accorder sur des décisions et de faire le plein d’énergie.

Pour l’organisateur, c’est aussi un moyen de se faire connaitre, de se faire valoir.

Pourtant, en dehors des personnes qu’on dit charismatiques, la plupart des organisateurs soupirent en disant « je me sens obligé d’en tenir, mais je suis tellement mauvais que ça me dessert ». Là encore, on se limite à l’aspect spectacle. L’organisateur qui n’est pas naturellement à l’aise en public aura intérêt à soigner la préparation et suivre de près la mise en œuvre. Ainsi, sa réputation y gagnera plus que celle d’une personne charismatique qui fait son show, sans faire avancer les choses.

1. Préparation de la réunion : un moment intense de réflexion… d’un quart d’heure

Pour commencer, vous allez devoir découper l’objectif global en sous-objectifs.

Prenons l’exemple d’une réunion de prise de décision : chaque sous-objectif correspondra à une point à discuter et à débattre et à une décision sur laquelle trouver au moins une majorité.

Traduisez votre réflexion sur le papier, par une succession de questions où les plus difficiles sont plutôt discutées vers la fin (on s’écharpe au début et on perd son énergie).

Vous n’avez plus qu’à définir un cadre, c’est un travail quasi automatique.

Un quart d’heure de réflexion, cinq minutes de transcription, dix minutes sur le cadre et l’affaire est pliée.

2. Tenue de la réunion : elle est différente selon le type de rencontre

Lorsque le groupe est en séance de créativité (réunion de réflexion), le cadre est éventuellement très libre. Et surtout : même en étant l’organisateur, vous participez comme tout le monde.

Au contraire, s’il s’agit de réguler les relations difficiles entre membres de l’équipe, le cadre est plus strict et vous devez faire respecter scrupuleusement les règles de circulation de la parole que vous avez fixées.

3. Suivi de la réunion : c’est la pièce maîtresse de l’efficacité

Les décisions prises doivent être suivies d’effet.

Aussi, l’organisateur qui souffle à la sortie en se disant « ça s’est bien passé, j’ai eu peur à un moment, mais on a bien rattrapé le coup » se trompe complètement en employant le passé.

Les deux premières parties de la réunion se sont effectivement bien passées…

… Mais le travail ne s’arrête pas là !

L’efficacité de votre réunion ne se mesurera qu’à votre capacité à maîtriser le plan d’actions et à déployer l’énergie nécessaire à sa réalisation.

[CAS PRATIQUE] À vous de jouer : retrouvez les 7 erreurs dans cette conversation entre deux collègues

La conversation :

Dis-moi, tu veux bien t’occuper de la réunion sur l’amélioration de nos process clients ? C’est ton domaine, non ?
Ecoute, je suis comme toi, j’ai peu de temps et je n’aime pas trop animer…
Tu n’as qu’à demander à Pierre d’animer, il passe très bien, les gens l’écoutent.
Dans ce cas, ça peut le faire.
Tu restes en charge du dossier, on est clairs ?
Oui oui, c’est bon.

Après la réunion…

C’était génial, Pierre est directement rentré dans le sujet. Je suis contente de sa prestation, mais tu as vu, les autres, soit ils râlent, soit ils ne disent rien, comment veux-tu qu’on avance avec ces gars ?
Je suis d’accord avec toi, il a appuyé là où ça fait mal d’entrée, le décor était clair. Ils ne se sont mis à réagir que quand tu as haussé le ton en parlant des mesures que tu comptais prendre et tu as vu, là c’était la foire d’empoigne, tout le monde se coupait la parole. Enfin, ils ont décidé plus ou moins ce qu’on voulait, maintenant, ils ne pourront pas dire qu’on ne les a pas écoutés.
Au fait, qui rédige le compte-rendu ?
Oh ben toi, c’est quand même ta réunion. Tu peux le torcher rapidement, de toute façon, personne ne les lit. Mentionne juste l’accord majoritaire de l’équipe sur les changements, qu’ils n’aillent pas se défausser plus tard.
Tu penses que j’y intègre l’ordre du jour ?
Vu que tu l’as apporté au dernier moment, ça permettra de se le rappeler, d’autant qu’on ne l’a pas suivi, à vrai dire.
Là dessus, pour une fois, tout le monde était d’accord !
Même Henri. On ne l’entend jamais, je crois que sa seule action a été de lever la main, il n’a pas dû prononcer un mot.
Avec lui, c’est toujours comme ça. Bon je te laisse parce que mine de rien, on a débordé d’une heure, ça valait le coup, mais je suis à la bourre.

Alors, avez-vous repéré 7 erreurs concernant l’organisation de cette réunion ?

Solution du cas pratique : les 7 erreurs

« Je n’aime pas trop animer » : l’erreur est d’estimer qu’une réunion se limite à l’animation et de ne pas en tenir une à cause de ça. Ici, nos personnages décident de la faire animer par un troisième, c’est une bonne idée.
« Pierre est directement rentré dans le sujet » : une réunion doit d’abord être cadrée. Dans la partie animation de la réunion, on doit prévoir ce cadrage dès le départ et obtenir l’accord de chacun, ça permet de recadrer pendant, s’il y en a besoin.
« Tout le monde se coupait la parole » : c’est la conséquence de ce qui précède, néanmoins, elle est signalée comme erreur distincte parce qu’il appartient à l’organisateur ou à l’intervenant de faire en sorte que tout le monde puisse s’entendre. C’est plus difficile s’il n’y a pas eu de cadrage, mais il faut quand même le faire.
« Torcher rapidement le compte-rendu » : l’erreur ici n’est pas la vitesse, mais le sort voué au compte-rendu. En l’occurrence, un élément de preuve de l’accord conclu. Le compte-rendu est le document qui va servir de base pour le suivi de la réunion. Négliger le CR, c’est négliger le suivi. Or, comme nous l’avons expliqué plus tôt, une réunion non suivie d’effet est réputée inutile aux yeux des participants, ce qui entache gravement la réputation de son organisateur
« L’ordre du jour apporté au dernier moment » : si on veut organiser une réunion efficace, il faut que tous les participants bénéficient d’un même niveau d’information et à tout le moins, de l’ordre du jour. Ne pas l’avoir transmis en même temps que les invitations à la réunion est une erreur importante. En effet, si elle est commise volontairement, on entre dans le domaine de la manipulation.
« Henri n’a pas prononcé un mot » : il fait partie des prérogatives et devoirs de l’organisateur et/ou de l’animateur de vérifier que chaque participant a eu la possibilité de s’exprimer. Par exemple, ils auraient pu utiliser, avant le vote, la technique de la parole tournante.
« On a débordé d’une heure » : une réunion bien organisée, bien cadrée et bien animée ne doit pas déborder, sauf si tous les participants sont d’accord. Pour les consultants, le fait d’apprendre que les temps de réunion ne sont pas tenus est le signe d’une défaillance.

Aller plus loin : pour nous, ne sont pas des erreurs…

Le fait de nommer un animateur si on n’est pas à l’aise dans l’exercice.
Organiser une réunion pour faire valider ce qu’on a décidé. Si les participants sont correctement informés avant la réunion et au courant des enjeux pendant celle-ci, il n’y a ni erreur, ni manipulation.
Ne pas avoir suivi l’ordre du jour. Si tout le monde est d’accord pour le modifier en cours de réunion, parce que, par exemple, les discussions en cours y conduisent, on peut le changer. Sauf, évidemment, si ce changement nuit aux absents (invités ou pas).

Vous avez tout bon ?

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